Aufbauorganisation: Die wichtigsten Varianten des Organigramms

Das Organigramm stellt in jedem Unternehmen einen der zentralen Aspekte der Aufbauorganisation dar. Zum einen fasst es die organisatorische Struktur des Betriebs zusammen, zum anderen bietet es einen guten Überblick über Zuständigkeiten und Hierarchien.

Bei der Gestaltung wird häufig (v.a. in IHK-Prüfungen) zwischen drei Varianten unterschieden:

  • Funktionale Organisation
  • Divisionalorganisation bzw. Spartenorganisation
  • Matrixorganisation

Jede der Ausprägungen rückt bestimmte Unternehmensbereiche in den Vordergrund und platziert sie innerhalb der betrieblichen Hierarchie weit nach oben, konkret auf die Ebene unterhalb der Geschäftsführung (2. Hierarchieebene). Wie genau die Organigramme jeweils aussehen, möchte ich dir in diesem Erklärtext zeigen.

Für welche IHK-Prüfungen benötigst du Organigramme?

Wenn du dich zurzeit auf eine IHK-Prüfung (Fachwirt) vorbereitest, die den Prüfungsteil „Wirtschaftsbezogene Qualifikationen“ umfasst (z. B. IHK-Wirtschaftsfachwirt), wirst du an der Aufbauorganisation und den Organigrammen nicht vorbeikommen. Im Bereich „Unternehmensführung“ wird das Thema gern abgefragt, beispielsweise indem du ein konkretes Organigramm erstellen sollst.

Auch beim IHK-Handelsfachwirt ist das Thema im Rahmenplan zu finden. Dort könnte dich eine entsprechende Frage im Bereich „Unternehmensführung und -steuerung“ erwarten.

Beispielunternehmen zur Gestaltung des Organigramms

Um dir die Varianten des Organigramms besser erklären zu können, schauen wir uns ein fiktives Beispielunternehmen an. Nehmen wir einen Elektronikhändler, die Elektro GmbH, die Waren aus verschiedenen Produktbereichen im Sortiment führt. Zu den Kategorien gehören:

  • TV und Film
  • Gaming
  • Haushalt
  • Kleingeräte

Darüber hinaus wissen wir, dass die Elektro GmbH in ihrer Aufbauorganisation die folgenden Tätigkeitsbereiche zu berücksichtigen hat:

  • Einkauf
  • Logistik
  • Marketing
  • Verkauf

Mit diesen Informationen werden wir jetzt verschiedene Organigramme für den Elektrohändler erstellen. Los geht’s!

Einteilung der Sparten: Es müssen keine Produktbereiche sein!

In unserem Beispiel unterscheiden wir einerseits zwischen Tätigkeitsbereichen im Unternehmen und andererseits zwischen Produktbereichen. Letztere müssen allerdings nicht zwangsläufig das Kriterium für die Einteilung des Unternehmens in Sparten sein. Man könnte alternativ Regionen (z. B. einzelne Länder oder Bundesländer) oder Kundengruppen (z. B. Geschäfts- und Privatkunden oder Key Accounts) als Merkmal für die Unterscheidung nutzen.

Funktionale Organisation

Wie würde das Organigramm der Elektro GmbH aussehen, wenn eine funktionale Organisation gefordert wird? Am Anfang hatten wir bereits festgestellt, dass sich der Name stets auf die zweite Hierarchieebene bezieht. Also müssen direkt unterhalb der Geschäftsführung die Funktionen bzw. Tätigkeitsbereiche des Betriebs angesiedelt sein. Dazu gehören Einkauf, Logistik, Marketing und Verkauf.

Erst darunter wird die organisatorische Struktur jeweils anhand der vier Produktbereiche aufgeteilt. Dementsprechend gibt es viermal die Abteilung „TV und Film“, viermal „Gaming“, viermal „Haushalt“ und viermal „Kleingeräte“. Sie sind jeweils unterhalb eines Funktionsbereichs angesiedelt. Insgesamt ergibt sich also dieses Organigramm für die Elektro GmbH:

Aus praktischer Sicht stehen bei der funktionalen Organisation die einzelnen Tätigkeitsbereiche im Fokus. Es gibt beispielsweise einen zentral organisierten Einkauf, unter dessen Leitung die Waren der einzelnen Produktbereiche beschafft werden. Nach demselben Muster sind die übrigen drei Bereiche aufgebaut.  

Divisionalorganisation oder Spartenorganisation

Alternativ könnte die Elektro GmbH eine sogenannte Divisional- bzw. Spartenorganisation für ihre unternehmerische Struktur wählen. Dabei werden unterhalb der Geschäftsführung nicht mehr die betrieblichen Funktionen angeordnet, sondern die jeweiligen Sparten bzw. Divisionen. Im Fall der Elektro GmbH sind das die bekannten Produktbereiche: TV und Film, Gaming, Haushalt und Kleingeräte.

Exakt entgegengesetzt zum Beispiel der funktionalen Organisation sind nun die Tätigkeitsbereiche auf der dritten Ebene zu finden, jeweils alle vier unterhalb eines Produktbereichs. Daraus ergibt sich das folgende Organigramm:

Bei dieser Aufbauorganisation wird klar nach Produktbereichen getrennt, sodass jede Sparte sich selbstständig um Einkauf, Logistik etc. kümmern muss. Dadurch können die Besonderheiten der Produktgruppe berücksichtigt werden, allerdings besteht die Gefahr, dass viele Aufgaben parallel und dementsprechend mehrfach erledigt werden.

Matrixorganisation

Sollen die funktionalen Aspekte und die Sparten (Produktbereiche, Regionen etc.) gleichberechtigt in der Aufbauorganisation vertreten sein, steht als dritte Gestaltungsmöglichkeit die Matrixorganisation zur Verfügung. Dabei werden zwei parallele Ebenen unterhalb der Geschäftsführung gebildet. Die Mitarbeiter sind anschließend beiden Führungskräften unterstellt. Im Fall der Elektro GmbH ergibt sich dadurch das folgende Organigramm:

Auf diese Weise entsteht eine recht flexible Organisation, die von spezialisierten Fachkräften (Experte für die Funktion oder Sparte) geleitet wird. Allerdings lässt sich nicht verhindern, dass die Kompetenzen nicht eindeutig geregelt sind. Es besteht viel Konfliktpotenzial zwischen den Führungskräften.

In der Prüfung: Schritt für Schritt denken

Stehst du in deiner IHK-Prüfung vor der Aufgabe, das Organigramm für ein fiktives Unternehmen zu erstellen, empfehle ich dir ein schrittweises Vorgehen. Nutze den folgenden Ablauf:

  • Suche alle Informationen:
    Welche Sparten und Funktionen sind laut Aufgabenstellung zu berücksichtigen?
  • Finde die gewünschte Organisationsform:
    Soll eine Matrix-, Divisional- oder funktionale Organisation umgesetzt werden?
  • Starte mit der Geschäftsführung:
    Sie ist stets der Ausgangspunkt auf der obersten Ebene.
  • Erstelle die zweite Ebene:
    Sie ist entscheidend für das Organigramm und richtet sich nach der gewünschten Organisationsform. Schreibe daher alle Funktionen und/oder Sparten auf!
  • Leite die dritte Ebene ab:
    Sobald die zweite Ebene feststeht, kann nicht mehr viel schiefgehen. Teile jeder Abteilung die notwendigen Unterabteilungen zu und schon ist dein Organigramm fertig.

Wenn du diese Art von Aufgaben üben möchtest, dann lade dir gern die kostenlose Aufgabensammlung für die „Wirtschaftsbezogenen Qualifikationen“ herunter. Dort findest du nicht nur eine Übung zum Organigramm (Aufgabe Nr. 13), sondern noch 15 weitere, für die Prüfung relevante Aufgaben. Viel Spaß damit!

Torben Naujokat, Gründer von Modulearn

Darf ich mich kurz bei dir vorstellen?

Moin moin, ich bin Torben Naujokat. Mein Ziel ist es, dir den IHK Fachwirt so einfach wie möglich zu gestalten. Dazu helfe ich dir mit verständlichen Erklärtexten, Lerntipps und Übungsaufgaben. Hört sich das gut an?

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