Zeitmanagement: Von Eisenhower Prinzip bis ABC-Analyse

Das Zeitmanagement, gelegentlich auch Selbstmanagement genannt, ist ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Unternehmensführung. Daher werden die verschiedenen Ansätze gerne in Weiterbildungsprüfungen abgefragt.

Zu den wichtigsten Methoden des Zeitmanagements zählen folgende vier Instrumente, die ich Dir in diesem Artikel vorstellen möchte:

Eine kurze Definition: Was ist Zeitmanagement?

Grundsätzlich geht es beim Zeitmanagement darum, die eigenen Aufgaben so zu einzuteilen, dass wirklich wichtige Dinge zuerst erledigt werden. Die weniger relevanten, aber oft sehr aufwändigen To Do’s sollen stattdessen verschoben oder, wenn möglich, delegiert werden.

Die Methoden des Zeitmanagements zielen also in aller Regel auf zwei Fragen:

  • Was sind meine wirklich wichtigen Aufgaben?
  • Wie verteile ich diese Aufgaben auf meine begrenzte Arbeitszeit?

Um diese Fragen zu beantworten, gibt es zahlreiche Ansätze und Vorschläge. Die wichtigsten (und am häufigsten abgefragten) Methoden des Zeitmanagements sind folgende:

Das Eisenhower Prinzip: Fokussieren und geschickt delegieren

Ein sehr bekanntes und beliebtes Instrument ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Es hilft dabei, die eigenen Aufgaben zu priorisieren und die wirklich wichtigen To Do’s zu identifizieren.

Dazu wird ein Koordinatensystem genutzt, bei dem eine Achse die Wichtigkeit abbildet, die zweite Achse symbolisiert die Dringlichkeit.

In dieses System werden alle Aufgaben des Tages einsortiert. Je wichtiger, desto weiter oben; je dringender, desto weiter rechts.
In dieses System werden alle Aufgaben des Tages einsortiert. Je wichtiger, desto weiter oben; je dringender, desto weiter rechts.

In dieses Koordinatensystem werden dann alle Aufgaben eingetragen, die man machen könnte. Je nachdem, an welcher Stelle die To Do’s eingeordnet werden, ergeben sich vier Typen von Aufgaben:

  • A-Aufgaben: Wichtig und dringend
  • B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend
  • C- Aufgaben: Dringend, aber nicht wichtig
  • D-Aufgaben: Weder wichtig noch dringend

Wenn alle Aufgaben in das System einsortiert wurden, gibt das Eisenhower-Prinzip klare Vorgaben, wie man mit dem Ergebnis umgehen soll.

  • A-Aufgaben werden sofort und selbst erledigt.
  • B-Aufgaben werden selbst erledigt, allerdings zu einem späteren, festgelegten Zeitpunkt.
  • C-Aufgaben werden an die passenden Mitarbeiter delegiert.
  • D-Aufgaben werden gar nicht erledigt.

Das Pareto-Prinzip, besser bekannt als 80/20-Regel

Im Gegensatz zum Eisenhower-Prinzip liefert das Pareto-Prinzip keine konkreten Handlungsvorschläge. Es ist vielmehr eine theoretische Überlegung, die Arbeitnehmern und Führungskräften verdeutlichen soll, wie wichtig die richtige Priorisierung aller Aufgaben ist. Das Pareto-Prinzip sagt im Kern folgendes:

Mit 20% Aufwand kann ein Ergebnis von 80% erreicht werden. Um die letzten 20% auch noch zu schaffen, müssen ganze 80% Aufwand hineingesteckt werden.

Für die Praxis bedeutet das: Man sollte herausfinden, was die wichtigen 20% sind und sich möglichst darauf konzentrieren. Mit den übrigen 80% sollte man sich nur im Notfall befassen oder wenn ein 100-prozentiges Ergebnis wirklich notwendig ist.

Ein häufiges Beispiel für das Pareto-Prinzip ist der „Umsatz pro Kunde“. Laut 80/20-Regel macht ein Unternehmen 80% des Umsatzes mit 20% seiner Kunden. Entsprechend sollte sich die Firma auf genau diese 20% der Kunden konzentrieren. Die übrigen 80% werden erst danach bearbeitet, vielleicht streicht man sie sogar komplett aus dem Kundenkreis.

So kann man sich das Pareto-Prinzip als Grafik vorstellen: 20 % Aufwand führen zu 80% des gewünschten Ergebnisses (grün), für die restlichen 20% des Ergebnisses werden 80% Anstrengung benötigt (rot).

Die ABC-Analyse: Welche Aufgaben beanspruchen wie viel Zeit?

Die ABC-Analyse, die Du vielleicht schon aus anderen Bereichen kennst, hilft in erster Linie bei der Analyse der eigenen Zeiteinteilung. Dazu schaut man sich all die Aufgaben an, mit denen man sich regelmäßig beschäftigt, und bewertet sie unter zwei Aspekten:

  1. Wie wichtig ist eine Aufgabe für die eigenen Ziele?
  2. Wie viel Zeit investiere ich jeweils für die verschiedenen Aufgaben?

Während die investierte Zeit ganz einfach in Stunden festgehalten werden kann, wird für die Wichtigkeit folgende Einteilung vorgeschlagen:

  • A: Sehr wichtig für die eigenen Ziele
  • B: Relevant für die eigenen Ziele, aber keine hohe Priorität
  • C: Routineaufgaben, die keinen Fortschritt bringen

Nach diesem Schema erstellt man eine Liste aller Aufgaben und ordnet ihnen die investierte Zeit und einen Wert von A bis C zu.

So könnte eine Aufgabentabelle beispielhaft aussehen:

AufgabeArbeitszeitPriorität
E-Mails bearbeiten3,5 StundenC
Key-Account anrufen0,5 StundenA
Monatsauswertung (Umsatz)1,5 StundenB
Produktentwicklung2 StundenA
.........
Anschließend wird für jede Prioritätengruppe die gesamte Arbeitszeit ermittelt. Im Idealfall würde sich dann folgendes ergeben:

  • Der Großteil der Zeit (mind. 60%) wird für A-Aufgaben aufgewendet
  • Die B-Aufgaben nehmen rund 20 bis 25% der Zeit ein.
  • Die C-Aufgaben können mit maximal 15% Arbeitsaufwand abgearbeitet werden.
So sollten sich die A-, B- und C-Aufgaben idealerweise auf die gesamte Arbeitszeit verteilen. Die Realität sieht leider oft anders aus.

Die Realität sieht allerdings oft ganz anders aus. Dort nehmen die C-Aufgaben in der Regel unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch, während für die relevanten A-Aufgaben kaum Zeit bleibt.

Das Ziel der ABC-Analyse ist es, genau diese Missstände aufzuzeigen.

Alpen-Methode im Zeitmanagement: So plant man den perfekten Tagesablauf

Die Alpen-Methode ist ein praktisches Tool, um die eigenen Aufgaben des Tages richtig einzuteilen. Dazu geht man in den folgenden fünf Schritten vor, deren Anfangsbuchstaben zusammengesetzt den Begriff „ALPEN“ ergeben:

  • A – Aufgaben aufschreiben
  • L – Länge der einzelnen Aufgaben schätzen
  • P – Pufferzeiten einplanen
  • E – Entscheidung über Prioritäten treffen
  • N – Nachkontrolle

Man sammelt also alle absehbaren Aufgaben und versieht sie mit einem geschätzten Aufwand (A und L). Dazu zählen auch alle festen Termine und Meetings, die im Kalender stehen.

Anschließend wird auf diese Zeiten noch ein Puffer gesetzt (P). In der Regel sagt man, dass lediglich 60 bis maximal 70% der gesamten Zeit verplant werden sollten. Der Rest muss für ungeplante Aufgaben zur Verfügung stehen.

Da die Summe der geschätzten Zeiten normalerweise einen Arbeitstag deutlich übersteigen wird, kommt der vierte Schritt ins Spiel: Nun muss entschieden werden, welche der Aufgaben zuerst erledigt werden müssen (E). Niedrig priorisierte Aufgaben fallen möglicherweise unter den Tisch – was übrigens perfekt mit dem Eisenhower Prinzip zusammenpasst.

Zu guter Letzt kommt noch die Nachkontrolle (N): Am Ende des Tages wird geprüft, ob die eigene Planung funktioniert hat. Dadurch kann man schrittweise nachschärfen und versuchen, die Tagesplanung zu optimieren.

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1 Kommentar

  1. Birgit Schreiber

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