Was ist Outsourcing und welche Vor- und Nachteile bringt es mit sich?
Früher galt Outsourcing als moderner Trend; mittlerweile ist das Thema in vielen Unternehmen zum Standard geworden. Entsprechend häufig tauchen Fragen zum Outsourcing in den Prüfungsbereichen Unternehmenssteuerung, betriebliches Management oder BWL auf.
Wie man Outsourcing kurz und präzise definieren kann, welche Vor- und Nachteile das Verfahren mit sich bringt und was die häufigsten Anwendungsbeispiele sind, erfährst Du in diesem Erklärtext.
Definition: Outsourcing
Ganz allgemein versteht man unter Outsourcing das Abgeben von konkreten Aufgaben an externe Dienstleister. Diese Aufgaben können in ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen anfallen, zum Beispiel in der IT oder im Kundenservice. Auch der Umfang der Aufgaben ist nicht genau bestimmt: Es kann sich um kleine, sehr spezielle Themen handeln, aber auch um sehr umfassende Herausforderungen.
Wenn ein Unternehmen einige seiner Aufgaben auslagert, erhofft es sich in erster Linie, dass bessere und schnellere Ergebnisse zu geringeren Kosten erzielt werden. Schließlich sind die externen Dienstleister in der Regel auf genau dieses eine Thema spezialisiert.
Immer wenn das notwendige Wissen innerhalb des Unternehmens fehlt, kommt Outsourcing ins Spiel.
Die wichtigsten Vorteile durch Outsourcing
Das Auslagern von Aufgaben bringt den Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die übrigens gerne in Abschlussprüfungen abgefragt werden. Hier sind die zentralen Pluspunkte in der Übersicht:
| Vorteil | Was bedeutet das? |
|---|---|
| Bessere Ergebnisse | Die externen Dienstleister sind Experten in ihrem Fachgebiet. Daher können sie die notwendigen Aufgaben besser erledigen als ein interner Mitarbeiter, der sich nur gelegentlich mit dem Thema beschäftigt. |
| Kostenersparnis | Unternehmen erhoffen sich niedrigere Kosten durch das Outsourcing: Statt teurer Mitarbeiter plus Weiterbildungen und ggf. Arbeitsgeräten fallen „nur“ die Zahlungen an den Dienstleister an. |
| Leicht kalkulierbare Kosten | Beim Outsourcing sind die Kosten von Beginn an klar. Es werden die gewünschten Leistungen vereinbart und ein Preis ausgehandelt. Mit diesen Preisen kann das Unternehmen kalkulieren. Bei interner Umsetzung würden immer Unsicherheiten bleiben, z.B. weil nicht genau geplant werden kann, wie lange die Bearbeitung der Aufgaben dauert und wie viele Mitarbeiter benötigt werden. |
| Fokus auf die eigenen Aufgaben | Wenn ungeliebte Aufgaben wie IT-Administration, Kundenservice etc. ausgelagert sind, können sich die eigenen Mitarbeiter voll und ganz auf ihre Kernaufgaben fokussieren. |
| Leichte Skalierbarkeit | Wenn ein Unternehmen wächst und mehr Leistungen benötigt, lässt sich das mit externen Dienstleistern relativ einfach umsetzen. Bei interner Umsetzung hingegen müsste die Organisation neu überdacht werden, ggf. neue Maschinen angeschafft werden und so weiter. |
| Weniger gebundenes Kapital | Sobald ein Unternehmen eine Aufgabe intern bearbeiten möchte, wird immer eine spezielle Ausstattung benötigt (z.B. Telefone für den Kundenservice, Serverräume für die IT oder Maschinen in der Produktion). All das kostet Geld und bindet Kapital. Wenn sich diese Ausstattung aber beim externen Dienstleister befindet, braucht sich das Unternehmen damit nicht zu beschäftigen. |
Die wichtigsten Nachteile durch Outsourcing
Auch wenn das Outsourcing in der Theorie immer sehr einfach klingt, bringt das Vorgehen natürlich auch einige Schwierigkeiten und Nachteile mit sich:
| Nachteil | Was bedeutet das? |
|---|---|
| Kostenintensive Recherche | Der Weg zum passenden Dienstleister kann lang und teuer werden. Es muss recherchiert, getestet und entschieden werden, welches Angebot in Frage kommt. Dieser Prozess beschäftigt die eigenen Mitarbeiter und kostet Geld. |
| Qualitätsunterschiede der Dienstleister | Wenn mehrere Dienstleister engagiert sind, fallen meist auch die Ergebnisse unterschiedlich aus. Es besteht also immer die Gefahr, einen qualitativ schlechten Dienstleister zu erwischen. |
| Schwierige Qualitätskontrolle | Wenn die fachliche Expertise im Unternehmen fehlt, macht das die Kontrolle der Dienstleister sehr schwierig. Schließlich kann niemand wirklich bewerten, wie gut oder schlecht deren Leistung ist. |
| Intensive Koordination | Sobald Outsourcing genutzt wird, steigt automatisch der Koordinationsaufwand. Die eigenen Mitarbeiter müssen sich regelmäßig mit den Dienstleistern abstimmen, die nächsten Schritte definieren, Probleme besprechen und so weiter. All das kostet Zeit und Geld. |
| Gefahr von Missverständnissen | Je mehr Dienstleister und Mitarbeiter beteiligt sind, desto schwieriger wird die präzise Abstimmung und es kann zu Missverständnissen kommen. Verschärft wird das Problem dadurch, dass der fachliche Wissensstand der Beteiligten in der Regel sehr unterschiedlich ist. |
Die häufigsten Anwendungsfälle für Outsourcing
Bevor wir zu den Beispielen kommen, solltest Du Dir eine Sache nochmal bewusst machen:
Grundsätzlich kann jede Aufgabe ausgelagert werden.
Es gibt sogar Unternehmer, deren gesamtes Geschäftsmodell darauf basiert, dass möglichst alles outgesourct wird und für sie selbst kaum noch Arbeit übrig bleibt. Im Normalfall werden aber nur einzelne Aufgaben an externe Unternehmen abgegeben. Dazu zählen unter anderem:
Outsourcing von technischen Aufgaben und IT-Themen:
Ein absoluter Klassiker im Outsourcing. Die Administration der technischen Infrastruktur erfordert in der Regel viel Arbeit und vor allem fachliche Kompetenz. Gerade in kleinen Unternehmen ist dieses Wissen nur selten vorhanden.
Entsprechend oft werden solche Themen ausgelagert. So können die Mitarbeiter sich voll und ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren und niemand muss sich darum kümmern, dass die Technik funktioniert.
Logistik: Eigenlager oder Fremdlager?
Auch in der Logistik ist Outsourcing ein wichtiges Thema. Wenn ein Unternehmen nur gelegentlich und in geringem Umfang seine Produkte lagern muss, bietet sich oft ein gemietetes Fremdlager an. Die Kosten für ein eigenes Lager (Miete, Energiekosten, Personal etc.) rechnen sich in der Regel erst ab einem recht hohen Lagerumfang.
Call-Center: Ein weiterer Klassiker im Outsourcing
Einen Anwendungsfall, den fast jeder kennt, ist das ausgelagerte Call-Center. Dabei werden Call-Center-Firmen engagiert, deren Mitarbeiter die Kunden unterschiedlicher Unternehmen betreuen. Auf diesem Wege lassen sich vor allem Personalkosten sparen, da nicht permanent eigene Mitarbeiter für die Kundenbetreuung erreichbar sein müssen.
Allerdings ist das externe Call-Center auch ein perfektes Beispiel dafür, dass unter dem Outsourcing durchaus die Qualität des eigenen Angebots leiden kann. Den Call-Center-Mitarbeitern fehlt oftmals die fachliche Expertise, sodass nicht alle Kundenfragen beantwortet werden können.
Ein Muss für jedes Unternehmen: Steuerberatung und rechtliche Unterstützung
Zwei sehr spezielle Themen, die förmlich nach Outsourcing schreien, sind die Steuerberatung und die rechtliche Beratung. Diese Aufgaben intern zu erledigen, lohnt sich in der Regel nur für große Konzerne. Für kleinere Unternehmen hingegen wäre ein fest angestellter Anwalt oder Steuerberater wirtschaftlich nicht zu rechtfertigen.
Modernes Outsourcing im Online-Marketing
Zu guter Letzt noch ein moderner Anwendungsfall: das Online-Marketing. In diesem Bereich gibt es mittlerweile zahlreiche Spezialdisziplinen (z.B. Suchmaschinenoptimierung oder Social Media Marketing), die von vielen Agenturen angeboten werden.
Je nach Zielsetzung und eigenen Ressourcen kann das Outsourcing für Marketingthemen durchaus kostensparend und effektiv sein.
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