Personalbedarfsplanung: Die wichtigsten Begriffe und Rechnungen

Eine zentrale Herausforderung für jedes Unternehmen ist die Ermittlung des Personalbedarfs. Entsprechend gerne wird in Prüfungen abgefragt, was man unter Bruttopersonalbedarf und Nettopersonalbedarf versteht. Und was ist eigentlich dieser fortgeschriebene Personalbestand? 

All diese Fragen werden in diesem Text geklärt. Außerdem zeige ich Dir, wie man die einzelnen Werte berechnen kann – unter anderem mit der häufig genutzten Kennzahlenmethode.

Was versteht man unter Bruttopersonalbedarf?

Der Bruttopersonalbedarf sagt aus, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen insgesamt braucht, um seine Ziele zu erreichen. Was die Ziele sind, kann ganz unterschiedlich sein: ein bestimmter Umsatz, eine gewisse Menge an hergestellten Produkten oder auch eine festgelegte Zahl von Kundenaufträgen, die bearbeitet werden muss.

Der Bruttopersonalbedarf ist also eine Plangröße bzw. ein Sollwert. Wie viele Mitarbeiter das Unternehmen bereits angestellt hat, welche Abgänge und Zugänge zu erwarten sind, spielt erstmal noch keine Rolle.

Wie Du den Bruttopersonalbedarf berechnen kannst, zeige ich Dir unten an einem Beispiel.

Was ist der Nettopersonalbedarf?

Als Nettopersonalbedarf bezeichnet man die Anzahl an Mitarbeitern, die ein Unternehmen neu einstellen bzw. entlassen muss, um den optimalen Personalbestand zu erreichen. Der optimale Personalbestand entspricht genau dem Bruttopersonalbedarf.

Um den Nettopersonalbedarf zu errechnen, schaut man sich also zwei Dinge an: Einerseits, wie viele Mitarbeiter insgesamt benötigt werden (Bruttopersonalbedarf), und andererseits, wie viele Mitarbeiter schon für das Unternehmen arbeiten bzw. arbeiten werden (der sogenannte fortgeschriebene Personalbestand).

Die Differenz aus diesen beiden Werten ergibt dann den Nettopersonalbedarf.

Mathematisch bedeutet das:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbedarf

Je nachdem, ob das Ergebnis positiv oder negativ ist, müssen neue Mitarbeiter eingestellt oder bisherige Mitarbeiter entlassen werden.

Brutto und netto bei unterschiedlichen Themen

Wenn Du schon eine Weile dabei bist, deine Weiterbildung durchzuziehen, hast Du wahrscheinlich bemerkt, dass die Begriffe brutto und netto in verschiedensten Zusammenhängen auftauchen. Die häufigsten Beispiele sind der Personalbestand und der Lagerbestand.

Das Gute daran ist: Grundsätzlich ist immer derselbe Gedanke gemeint. Brutto ist der Wert, den man insgesamt benötigt. Netto ist der Wert, den man hinzufügen oder entfernen muss, um den Bruttowert zu erreichen. Wenn Du Dir das merkst, hast Du für viele Prüfungsaufgaben dieser Art schon eine gute Basis.

Bei den Begriffen ist aber auch Vorsicht geboten: Solange es nicht um Geld geht, haben brutto und netto nichts mit dem zu tun, was Du aus dem Alltag kennst. Erst wenn es sich um Preise oder Lohnzahlungen handelt, haben brutto und netto wieder die allgemein bekannte Bedeutung.

Fortgeschriebener Personalbestand: Das Verbindungsstück zwischen brutto und netto

Wie Du oben in der Formel siehst, brauchst Du noch den sogenannten „fortgeschriebenen Personalbestand“, um vom Brutto- auf den Nettopersonalbedarf zu kommen.

Darunter versteht man die Zahl der Mitarbeiter, die zu dem Zeitpunkt im Unternehmen arbeiten werden, für den Du gerade den Bruttopersonalbedarf berechnest. Wenn Du beispielsweise im Dezember 2016 für das Jahr 2017 den Bruttopersonalbedarf planst, gehören zum fortgeschriebenen Personalbestand alle Mitarbeiter, die 2017 voraussichtlich im Unternehmen arbeiten werden.

Beim fortgeschriebenen Personalbestand werden also feststehende Kündigungen, bereits eingestellte, neue Mitarbeiter etc. berücksichtigt.

Als mathematische Formel sieht das Ganze folgendermaßen aus:

Aktueller Personalbestand
+ Personalzugänge
– Personalabgänge
= fortgeschriebener Personalbestand

Hier siehst Du nochmal die Zusammenhänge der einzelnen Werte. Auf Basis des aktuellen Personalbestandes wird der fortgeschriebene Personalbestand ausgerechnet. Von Bruttopersonalbedarf gelangt man über den fortgeschriebenen Personalbestand zum Nettopersonalbedarf.
Hier siehst Du nochmal die Zusammenhänge der einzelnen Werte. Auf Basis des aktuellen Personalbestandes wird der fortgeschriebene Personalbestand ausgerechnet. Von Bruttopersonalbedarf gelangt man über den fortgeschriebenen Personalbestand zum Nettopersonalbedarf.
Torben Naujokat, Gründer von Modulearn

Darf ich mich kurz bei dir vorstellen?

Moin moin, ich bin Torben Naujokat. Mein Ziel ist es, dir den IHK Fachwirt so einfach wie möglich zu gestalten. Dazu helfe ich dir mit verständlichen Erklärtexten, Lerntipps und Übungsaufgaben. Hört sich das gut an?

Hier erfährst du mehr.

Rechenbeispiel: Vom Brutto- zum Nettopersonalbedarf

Damit Dir die Zusammenhänge noch klarer werden und Du Dir vorstellen kannst, was in der Prüfung auf Dich zukommen könnte, habe ich noch ein kurzes Rechenbeispiel für Dich.

Die Ausgangssituation der Aufgabe ist folgende: Wir schauen uns ein Unternehmen an, das in seiner Fabrik Schreibtische produziert. Für die Produktionsabteilung soll berechnet werden, wie viele Mitarbeiter im kommenden Jahr eingestellt bzw. entlassen werden müssen.

Das Rechenbeispiel ist in drei Schwierigkeitsstufen eingeteilt, die aber grundsätzlich ähnliche Rechnungen durchführen. Du kannst Dir entweder eine Stufe aussuchen oder Du schaust Dir der Reihe nach alle Varianten an.

Im Unternehmen arbeiten zurzeit 25 Mitarbeiter, für das kommende Jahr werden 3 zusätzliche Fachkräfte benötigt, um alle Aufträge bearbeiten zu können. Außerdem hat Dir die Personalabteilung folgende Informationen gegeben: Ende des Jahres werden 5 Mitarbeiter in Rente gehen, 2 weitere fallen aus, weil sie in Elternzeit gehen. Dafür werden 3 Azubis aus anderen Abteilungen in die Produktion kommen und 1 neuer Mitarbeiter hat bereits seinen Vertrag unterschrieben. Er wird im neuen Jahr beginnen.

Wie hoch sind der Bruttopersonalbedarf, der fortgeschriebene Personalbestand und der Nettopersonalbedarf?

Bruttopersonalbedarf:

Der Wert zeigt an, wie viele Mitarbeiter insgesamt benötigt werden. Da aktuell 25 Mitarbeiter in der Produktion aktiv sind und 3 zusätzliche Fachkräfte gebraucht werden, ergibt sich folgende Rechnung:

Bruttopersonalbedarf = 25 + 3 = 28 Mitarbeiter

Fortgeschriebener Personalbestand:

Hier nehmen wir unsere bekannte Formel zur Berechnung:

Fortgeschriebener Personalbestand = Aktueller Personalbestand + geplante Personalzugänge – feststehende Personalabgänge

In Zahlen bedeutet das:

Fortgeschriebener Personalbestand = 25 + (3 +1) – (5 + 2) = 22

Erklärung: Mit (3 + 1) werden einerseits die Azubis und andererseits der neue Kollege berücksichtigt, der bereits einen Vertrag unterschrieben hat. (5+2) hingegen zeigt die bekannten Abgänge: 5 Mitarbeiter gehen in Rente, 2 weitere in die Elternzeit.

Nettopersonalbedarf:

Für die Berechnung greifen wir wieder auf unsere Formel aus der obigen Erklärung zurück und müssen nur noch die Werte einsetzen, die wir gerade berechnet haben:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbedarf

Nettopersonalbedarf = 28 – 22 = 6

Ergebnis: Das Unternehmen muss im kommenden Jahr 6 neue Mitarbeiter einstellen, um den Personalbedarf zu decken.

Dir liegen folgende Informationen vor: Im vergangenen Jahr wurden Aufträge mit einem Arbeitsaufwand von 3000 Stunden bearbeitet, jeder Mitarbeiter arbeitete 150 h in der Produktion. Im neuen Jahr gibt es mehr Arbeit, sodass mit 4200 Stunden gerechnet werden muss. Außerdem ist bekannt, dass 8 Mitarbeiter das Unternehmen verlassen werden. Für die Hälfte wurde bereits ein Ersatz gefunden.

Wie hoch sind der Bruttopersonalbedarf, der fortgeschriebene Personalbestand und der Nettopersonalbedarf?

Bruttopersonalbedarf:

Um den Bruttopersonalbedarf zu berechnen, wird hier die sogenannte Kennzahlenmethode genutzt. Das bedeutet, aus dem gesamten Arbeitsaufwand und den Arbeitsstunden pro Mitarbeiter lässt sich herleiten, wie viele Mitarbeiter benötigt werden. Mathematisch ausgedrückt bedeutet das:

Bruttopersonalbedarf = Gesamter Arbeitsaufwand ÷ Arbeitsstunden pro Mitarbeiter

Bruttopersonalbedarf = 4200 Stunden ÷ 150 Stunden pro Mitarbeiter = 28 Mitarbeiter

Achtung: Da der Bruttopersonalbedarf immer für die Zukunft berechnet wird, musst Du den Arbeitsaufwand nehmen, der zukünftig anfallen wird. Das sind laut Aufgabe 4200 Stunden, nicht 3000 Stunden.

Fortgeschriebener Personalbestand:

Für diesen Wert greifen wir auf unsere Formel zurück, die Du oben kennengelernt hast:

Fortgeschriebener Personalbestand = Aktueller Personalbestand + geplante Personalzugänge – feststehende Personalabgänge

Das Problem dabei: Während die Abgänge (8 Mitarbeiter) und die Zugänge (4 Mitarbeiter) direkt in der Aufgabe stehen, müssen wir den aktuellen Personalbestand noch berechnen. Dazu nehmen wir dieselbe Formel wie beim Bruttopersonalbedarf, allerdings mit dem Arbeitsaufwand des vergangenen Jahres, also 3000 Stunden.

Aktueller Personalbestand = Gesamter Arbeitsaufwand ÷ Arbeitsstunden pro Mitarbeiter

Aktueller Personalbestand = 3000 Stunden ÷ 150 Stunden pro Mitarbeiter = 20 Mitarbeiter

Mit diesen Informationen können wir nun unsere erste Formel befüllen:

Fortgeschriebener Personalbestand = Aktueller Personalbestand + geplante Personalzugänge – feststehende Personalabgänge

Fortgeschriebener Personalbestand = 20 + 4 – 8 = 16 Mitarbeiter

Nettopersonalbedarf:

Hier können wir ebenfalls die Formel aus der Erklärung übernehmen:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbedarf

Nettopersonalbedarf = 28 – 16 = 12 Mitarbeiter

Ergebnis: Um alle Aufträge bearbeiten zu können, müssen 12 neue Mitarbeiter eingestellt werden.

Über das Unternehmen ist folgendes bekannt: Im vergangenen Jahr waren 12 Mitarbeiter angestellt, insgesamt wurde ein Umsatz von 150.000 Euro erwirtschaftet. Im kommenden Jahr soll der Umsatz verdoppelt werden, die Pro-Kopf-Leistung der Mitarbeiter soll um 20% erhöht werden. Außerdem muss damit gerechnet werden muss, dass 25% der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen werden. Allerdings wurden bereits 5 Mitarbeiter neu eingestellt, die im neuen Jahr mit der Arbeit beginnen werden.

Wie hoch sind der Bruttopersonalbedarf, der fortgeschriebene Personalbestand und der Nettopersonalbedarf?

Bruttopersonalbedarf:

Um den Bruttopersonalbedarf zu berechnen, sind ein paar Vorüberlegungen notwendig. Dazu nehmen wir am besten folgende Tabelle und setzen alle Werte ein, die wir aus der Aufgabe bereits kennen:

 Letztes JahrNächstes Jahr
(Geplanter) Umsatz150.000 Euro
(Geplante) Pro-Kopf-Leistung
(Geplante) Mitarbeiterzahl12 MitarbeiterBruttopersonalbedarf

 

Als erstes können wir die Pro-Kopf-Leistung des vergangenen Jahres berechnen:

Pro-Kopf-Leistung = 150.000 Euro ÷ 12 Mitarbeiter = 12.500 Euro pro Mitarbeiter

Ist Dir der Rechenweg klar? Wir wissen aus der Aufgabenstellung, dass im vergangenen Jahr mit 12 Mitarbeitern 150.000 Euro Umsatz erwirtschaftet wurden. Außerdem gehen wir davon aus, dass jeder Mitarbeiter den identischen Umsatz erarbeitet hat. Nun wollen wir wissen, wie viel ein Mitarbeiter erwirtschaftet hat. Dazu teilen wir den gesamten Umsatz auf die 12 Mitarbeiter auf. Mathematisch entspricht das genau der Formel, die wir oben genutzt haben.

Die Pro-Kopf-Leistung soll laut Aufgabenstellung im nächsten Jahr um 20% gesteigert werden. Wir rechnen also:

12.500 Euro/Mitarbeiter ∙ 1,2 = 15.000 Euro/Mitarbeiter

Ist Dir klar, warum wir „mal 1,2“ rechnen? Wenn sich ein Wert um 20% steigern soll, könnte man auch sagen, dass der Wert im nächsten Jahr 120% betragen soll. Schließlich sollen die aktuellen 100% erhalten bleiben, hinzu kommen weitere 20%. Deshalb könnte man rechnen: 12.500 Euro ∙ 120% = 15.000 Euro/Mitarbeiter

Weil das Prozentzeichnen schnell zu Fehlern führt, kann man auch 12.500 Euro ∙ 1,2 nehmen. Das ist mathematisch nämlich das Gleiche. Das Prozentzeichen heißt nichts anderes als „geteilt durch 100“. Damit sind 120% also 120 ÷ 100 = 1,2.

Jetzt wissen wir also, dass im nächsten Jahr 300.000 Euro Umsatz erwirtschaftet werden sollen, und pro Mitarbeiter ein Umsatz von 15.000 Euro erwartet wird. Daraus ergibt sich dann auch der Bruttopersonalbedarf, nämlich:

300.000 Euro ÷ 15.000 Euro pro Mitarbeiter = 20 Mitarbeiter

Diese Daten sehen in unserer Tabelle dann folgendermaßen aus. Unten rechts (fett markiert) steht der gesuchte Bruttopersonalbedarf:

 Letztes JahrNächstes Jahr
(Geplanter) Umsatz150.000 Euro300.000 Euro
(Geplante) Pro-Kopf-Leistung12.500 Euro15.000 Euro
(Geplante) Mitarbeiterzahl12 Mitarbeiter20 Mitarbeiter

 

Fortgeschriebener Personalbestand:

Die Basis für diese Rechnung ist die Formel, die ich Dir oben im Text erklärt habe:

Fortgeschriebener Personalbestand = Aktueller Personalbestand + geplante Personalzugänge – feststehende Personalabgänge

Wenn wir uns die Formel anschauen, fällt auf, dass wir die feststehenden Personalabgänge noch nicht kennen – zumindest nicht als absolute Zahl. Wir wissen aber, dass 25% des aktuellen Personalbestands das Unternehmen verlassen wird. Mathematisch bedeutet das:

Abgänge = 12 Mitarbeiter ∙ 0,25 = 3 Mitarbeiter

Anmerkung: Die 0,25 in der Rechnung ergeben sich nach derselben Logik wie die 1,2 in der Berechnung der geplanten Pro-Kopf-Leistung.

Damit haben wir die fehlende Information und können die Formel ausfüllen:

Fortgeschriebener Personalbestand = 12 + 5 – 3 = 14 Mitarbeiter

Nettopersonalbedarf:

Im letzten Schritt wollen wir noch den Nettopersonalbedarf berechnen. Dazu nutzen wir die Formel aus der Erklärung oben:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbestand

Nettopersonalbedarf = 20 – 14 = 6 Mitarbeiter

Ergebnis: Für das nächste Jahr müssen 6 weitere Mitarbeiter eingestellt werden, um das angestrebte Umsatzziel realisieren zu können.

Hier sind nochmal die Rechenschritte in der Übersicht

  1. Bruttopersonalbedarf berechnen
    a. Aktueller Bestand und geplante Mitarbeiterzuwachs sind angegeben.
    b. Es sind Kennzahlen vorgegeben, mit denen Du berechnen kannst, wie viele Mitarbeiter für diese Ziele benötigt werden (Kennzahlenmethode).
  2. Fortgeschriebenen Personalbestand berechnen
    a. Zu- und Abgänge sind bereits vorgegeben.
    b. Zu- und Abgänge müssen aus verschiedenen Werten ermittelt werden.
  3. Nettopersonalbedarf berechnen

Das war noch längst nicht alles...

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